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Unabhängige Fachzeitschrift für die Sanitär-, Heizungs-, Lüftungs- und Energiebranche

Die Firma Feruglio AG in Rümlang ist ein klassischer KMU-Betrieb im Bereich Sanitär und Heizung mit 20 Mitarbeitern. Zu ihren Kunden zählen Privatpersonen, Architekten und Verwaltungen. Offen für neue Technologien hat sich das Unternehmen für das Softwareangebot der OF-Software AG in Birsfelden entschieden. Joel Sigrist, Mitglied der Geschäftsleitung, und Servicemonteur Domenico Zito sind sehr zufrieden mit den Anwendungsmöglichkeiten und zeigen auf, wie mobile EDV für Sanitär- und Heizungsmonteure wirklich möglich ist.

Joel Sigrist, Sie sind letztes Jahr auf das Angebot des EDV-Anbieters OF-Software AG in Birsfelden gestossen und arbeiten jetzt mit den Programmen dieser Firma. Was hat Sie zu diesem Schritt bewogen?
Joel Sigrist (JS): Man wechselt nicht jedes Jahr den Partner für die in seinem Betrieb eingesetzte Businesssoftware. Wir haben uns diesen Wechsel lange überlegt und die Programme vieler Anbieter genau angeschaut. Für uns war klar, dass wir eine Software brauchen, die unsere Monteure und Montageteams in die EDV miteinbezieht. Wir wollten, dass unsere Monteure ihre Zeiten und das installierte Material auf Tablets und Smartphones selber erfassen können, sodass die Abläufe bis zur Rechnungserstellung ohne Doppelerfassung geschehen. Dabei hatte das System vor allem für die Monteure sehr einfach zu sein.
Wichtig war uns auch, dass wir im Büro unsere Aufträge gut und übersichtlich planen, vollständig überwachen und ohne grossen Aufwand abrechnen können. Dies gilt speziell für die Serviceaufträge, wo der Aufwand verglichen mit der Rechnungssumme gross ist.

Haben Sie Ihren Entscheid für den Umstieg zu dieser Software schon einmal bereut?

«Für uns war klar, dass wir eine Software brauchen, die unsere Monteure und Montageteams in die EDV miteinbezieht.»

JS: Nein, überhaupt nicht. Seit wir mit OF-4000 arbeiten, sind unsere Arbeitsabläufe viel strukturierter geworden, und im Büro haben wir die gewünschte Übersicht über unsere Aufträge. Wo früher drei bis vier Telefonate notwendig waren, um die nötigen Informationen zu bekommen, genügt heute einfach ein Blick in das Auftragsmodul unseres neuen Programms.

Sie erwähnen, dass Ihnen die Software enorm hilft, die administrativen Arbeiten zu erleichtern. Können Sie das etwas konkretisieren?
JS: Gerne, vom Auftragseingang übers Telefon, über Offerte und Auftrag, Festlegen des Ausführungstermins, Anweisung an unsere Monteure, Erfassung der Leistungen bis zur Rechnung hin sind sämtliche Informationen in der OF-Datenbank erfasst. In OF-4000 haben wir im Büro Zugriff auf alle diese Daten und unsere Monteure draussen haben auf ihren mobilen Geräten alle Infos, die für sie wichtig sind. Diese komplette Vernetzung ist eine tolle Sache.


Das klingt sehr positiv. Hat die Software auch Mängel?
JS: Wie jede Software hat auch das neue Programm kleinere Fehler. OF-Software entwickelt unglaublich rasch. Mit jedem Update erhalten wir neue Features und auch Korrekturen. Obwohl OF-4000 grundsätzlich leicht zu bedienen ist, sind die Möglichkeiten sehr gross. Wir beherrschen aber noch nicht den ganzen Funktionsumfang und sind auch manchmal angestossen, z. B. bei der Anpassung unserer Formulare, der Darstellung von Offerten und Rechnungen. Verglichen mit unserem früheren EDV-Anbieter hat die OF-Software AG aber einen ausgezeichneten Support. Die Leute sind immer erreichbar und Unzulänglichkeiten werden schnell – meistens sofort – behoben. Wir fühlen uns bei der OF-Software AG sehr ernst genommen und sehr gut aufgehoben.

«Wo früher drei bis vier Telefonate notwendig waren, um die nötigen Infos zu bekommen, genügt heute einfach ein Blick in das Auftragsmodul unseres neuen Programms.»
Was passiert, wenn bei Ihnen ein Kunde telefoniert und über seinen kalten Radiator berichtet oder meldet, dass sein Spülkasten defekt ist?
JS: Falls das Büro besetzt ist, eröffnen wir in OF-4000 sofort einen Auftrag. Wenn immer möglich machen wir mit dem Kunden noch am Telefon einen Termin ab. Die OF-4000-Terminverwaltung zeigt mir auf einen Blick, wo meine Monteure eingesetzt sind. Ich finde so leicht, noch während des Telefongesprächs, einen freien Termin. Der Monteur erhält den Auftrag mit dem Termin unmittelbar auf sein Tablet oder Smartphone.

Auch Verwaltungen gehören zu Ihren Kunden. Wie nehmen Sie hier die Aufträge entgegen?
JS: Die Verwaltungen rufen uns an, schicken uns eine E-Mail oder senden uns einen Fax, dass z. B. in einer bestimmten Wohnung eine bestimmte Reparatur auszuführen ist. Auch hier erstellen wir sofort einen Auftrag. So ist gewährleistet, dass der Auftrag durchgeführt und später auch abgerechnet wird. Solange die Aufträge nicht terminiert sind, sind sie in einem Pool, auf den wir im Büro zur Disposition der Mitarbeiter, aber auch die Servicemonteure draussen zugreifen können.
Nach der Erfassung des Auftrags rufen wir den Mieter oder den Hauswart an und machen einen Termin ab. Aus der OF-Terminverwaltung können wir den Termin sofort der Verwaltung mit einer E-Mail bestätigen; der Mieter erhält dabei automatisch eine Kopie und der Auftrag mit dem Termin wird dem Monteur auf sein Mobilgerät übermittelt.
Das scheint ganz fix zu gehen.

«Die Erfassung von Aufträgen und Terminen ist wirklich ganz schnell erledigt. Der grosse Vorteil ist aber, dass keine Termine verloren gehen und dass die Kunden und auch unsere Monteure sofort Bescheid wissen.
JS: Ja, die Erfassung von Aufträgen und Terminen ist wirklich ganz schnell erledigt. Der grosse Vorteil ist aber, dass keine Termine verloren gehen und dass die Kunden und auch unsere Monteure sofort Bescheid wissen. Die Verwaltungen schätzen es auch sehr, wenn wir die Termine bestätigen. Zudem benutzen wir heute nur in Ausnahmefällen Rapportformulare in Papierform. Wir kommen so dem papierlosen Büro Schritt für Schritt näher.

Domenico Zito, Sie sind Servicemonteur bei der Feruglio AG und sind direkt von der Umstellung auf die neue Software betroffen. Können Sie uns Näheres zu dieser Neuerung erzählen, und was sind die Vorteile?
Domenico Zito (DZ): Ich arbeite seit sechs Jahren hier. Vor der Einführung habe ich alle meine Schreibarbeiten im Büro gemacht: z. B. EDV-Nummern der verwendeten Artikel aus den Katalogen rausgesucht und auf die Baustellenrapporte geschrieben, meinen Wochenrapport geführt usw. Ich war also sehr gespannt auf die mobilen Tools der neuen Software. Am Anfang hatte ich auch etwas gemischte Gefühle und ich war unsicher, ob das so ohne Weiteres klappen würde. Innert einer Woche hat mich das System aber überzeugt. Die App auf meinen iPad erleichtert meine Arbeit enorm.

Da ich alle meine Schreibarbeiten auf dem Tablet erledigen kann, gewinne ich viel Zeit. Ich kann diese Schreibarbeiten sofort machen und ins Büro übermitteln.»
Für mich bringt dieses System vor allem zwei Dinge: Übersicht und Zeitgewinn. Auf dem Tablet oder Handy sehe ich sämtliche Termine, die von heute, die von morgen. Ich weiss also, wohin ich gehen und was ich erledigen muss, ohne im Geschäft nachfragen zu müssen. Da ich alle meine Schreibarbeiten auf dem Tablet erledigen kann, gewinne ich viel Zeit. Ich kann diese Schreibarbeiten sofort machen und ins Büro übermitteln. Vorher musste ich die Papierrapporte sorgfältig hüten und aufpassen, dass ja kein Baustellenrapport verloren geht.

Können Sie an einem konkreten Beispiel aufzeigen, was Sie auf dem Tablet machen?
DZ: An einem bestimmten Tag muss ich bei der Familie XY zu einem gegebenen Zeitpunkt einen Spülkasten reparieren. Den Termin und den Auftrag hat mir unser Büro zugewiesen, und ich habe alle Informationen auf dem Tablet. Ich weiss genau, wohin ich gehen und welches Material ich bei mir haben muss. Ich kann auch weitere Informationen für den Notfall wie Telefonnummern der Ansprechpartner oder Rechnungsempfänger auf dem Tablet einsehen.
Nach der Arbeit wähle ich aus Ausmassblättern durch Klicken auf Kacheln die zu verrechnenden Positionen wie Anzahl Monteurstunden, Autopauschale, Kleinmaterial, Hebeglockendichtung, Entkalker usw. aus. Ich habe damit auf dem Tablet einen ausgefüllten Rapport, den ich vom Kunden auf dem Tablet unterschreiben lassen kann. All diese Informationen werden ins Büro übermittelt und dort ist dann die Rechnung praktisch erstellt, da unser Büropersonal das Material nicht mehr erfassen muss. Für die Erfassung dieser Spülkastenreparatur brauche ich weniger als zwei Minuten.
Das System ist so flexibel, dass ich auch das Material für unvorhergesehene Reparaturen aufnehmen kann. Oft wechsle ich im Bad oder in der Küche noch die Neoperls aus oder mache, wenn der Kunde es wünscht und ich Zeit habe, gerade noch eine andere Reparatur. Falls ich einen Artikel auf den vorgegebenen Ausmassblättern nicht finde, gibt es auf dem Tablet eine tolle Suchmöglichkeit in allen Katalogen, die im Büro installiert sind, oder ich mache einfach eine freie Aufnahme, die dann im Büro korrigiert und angepasst werden kann.

Was gefällt Ihnen am meisten am neuen System?
DZ: Zum Ersten ist das die einfache und rasche Erfassung von Material und den Pauschalen aus den Ausmassblättern. Wenn mir ein bestimmter Artikel in den Ausmassblättern fehlt, melde ich das ins Büro. Dort werden die elektronischen Ausmassblätter angepasst und erweitert. Das System wird also dauernd optimiert.
Zum Zweiten steht mit der neusten Version von OF-mobile Service uns Monteuren ein Auftragspool zur Verfügung. Wenn ich z. B. vor 16 Uhr mit meinen Arbeiten fertig bin, kann ich aus dem Pool der nicht terminierten Aufträgen, eine Arbeit in meiner Nähe aussuchen und noch erledigen.

Die von mir erfassten Daten werden sofort über die Telefonverbindung oder über WLAN ins Büro weitergeleitet. Das ist sehr praktisch, weil die Erfassung so nur einmal gemacht werden muss.
Das heisst, wenn Sie auf den Auftragspool zugreifen, bedeutet das, dass die wichtigsten Daten wie Objekt- und Verrechnungsadresse und Arbeit schon im System erfasst sind …
DZ: Das ist richtig. In der Regel wird der Auftrag im Büro erfasst. Wenn ich aber Pikettdienst habe, dann werden die Anrufe in die Firma direkt auf unser Pikett-Telefon umgeleitet. Auf dem Tablet kann ich dann – wenn es ein Neukunde ist – einen Auftrag mit Objekt- und Rechnungsadresse vollständig neu erfassen. OF-mobile Service kennt alle Strassen und Hausnummern der Schweiz und kann auf TelSearch zurückgreifen. Die von mir erfassten Daten werden sofort über die Telefonverbindung oder über WLAN ins Büro weitergeleitet. Das ist sehr praktisch, weil die Erfassung so nur einmal gemacht werden muss.

Hat das System noch andere Möglichkeiten?
DZ: Ja, ich kann Schäden mit dem Tablet fotografieren, beim Übermitteln ins Büro werden die Bilder automatisch beim entsprechenden Auftrag abgelegt.
Sollte eine Arbeit länger dauern als vorgesehen, kann ich den nachfolgenden Termin auch einem Kollegen zuteilen, sofern dieser ebenfalls mit dem Tablet arbeitet. Ich kann neben meinem auch seinen Terminplan einsehen und ihm einen Termin geben. In der Regel gebe ich ihm per Telefon kurz Bescheid, zudem erhält er eine Push-Nachricht auf sein Tablet gesendet. Mit OF-mobile Service kann man auch Material beim Lieferanten bestellen und Kleinofferten z. B. für Verwaltungen machen. Diese beiden Möglichkeiten benutze ich noch nicht. Ich kann mir aber gut vorstellen, dass das besonders auch für Firmen interessant ist, bei denen das Büro selten besetzt ist.

Können Sie auch Ihren Tages- bzw. Wochenrapport damit erfassen.
DZ: Ja, ich kann dazu mein Handy oder mein Tablet benutzen. Für meine Tagestermine gibt mir das Büro eine sogenannte Vorgabezeit, d. h. für jeden Auftrag ist eine bestimmte Zeit reserviert. Oft ist diese Zeit nicht genau diejenige, die ich für die Arbeit gebraucht habe, da wir bei uns die verrechneten Stunden für den Kunden auf die Viertelstunde genau angeben. Meine persönliche Arbeitszeit kann ich, bevor ich nach Hause gehe, richtigstellen und ins Büro übermitteln.
Das System zeigt mir jeden Tag detalliert meine Stundenbilanz und mein Ferienguthaben. Ich weiss so ganz genau, ob ich Über- oder Unterstunden habe. Ich schätze das sehr, weil ich nicht mehr im Büro nachfragen muss und weil das System für mich sehr transparent ist.

Joel Sigrist, Ihre Monteure erfassen die geleisteten Arbeitszeiten mit ihren mobilen Handys oder Tablets. Was bringt das Ihnen?
JS: Zunächst ist das eine Vereinfachung der Stundenerfassung sowohl für den Monteur draussen wie auch für unser Büropersonal. Die Arbeit im Büro beschränkt sich nur noch aufs Kontrollieren und wir können eingreifen, wenn bei der Erfassung Fehler passiert sind. Das System ist so abgesichert, dass der Monteur die erfassten Arbeitszeiten nur korrigieren kann, wenn vom Büro der Tag bzw. die Woche wieder freigegeben wird. Eine grosse Erleichterung ist, dass wir nicht mehr unseren Mitarbeitern Rechenschaft über ihre Arbeitszeit oder ihre Ferien abgeben müssen, da diese Angaben für sie jederzeit auf den mobilen Geräten zur Verfügung stehen.

«Eine grosse Erleichterung ist, dass wir nicht mehr unseren Mitarbeitern Rechenschaft über ihre Arbeitszeit oder ihre Ferien abgeben müssen, da diese Angaben für sie jederzeit auf den mobilen Geräten zur Verfügung stehen.»
Da die Monteure täglich am Schluss ihrer Arbeit die Stunden ins Büro übermitteln müssen, wissen wir im Büro ganz genau und sofort, wieviel Zeit auf jeden Auftrag aufgelaufen ist. Bei grösseren Baustellen können wir diese Zeiten noch während der Ausführung mit den offerierten Stunden vergleichen. Wir erkennen also rechtzeitig, wenn eine Baustelle aus dem Ruder läuft. Da in OF-4000 alle Daten miteinander verknüpft sind, stehen einem alle Informationen immer zur Verfügung.
Der Wechsel zur OF hat sich in jedem Fall für uns gelohnt. Wir sind sehr zufrieden mit unserer neuen Software.


Weitere Informationen:
www.feruglio.ch
www.of-software.ch